Jeder Lebenslauf fußt auf einer Reihe essentieller Dokumente. Gehen Sie verloren, droht den Besitzern im wahrsten Sinne des Wortes ein Existenzproblem. Dabei kann jeder in nur drei Schritten auf Nummer Sicher gehen. Wie, das zeigen Ihnen die Experten. Alte Zeugnisse, Urkunden, Erinnerungsfotos, Abrechnungen, Steuerbescheide, Lohnsteuerkarten, Mitgliedsausweise – für die reine „Dokumentation“ einer persönlichen Biografie müssen eine Menge Bäume ihr Leben lassen. In jeder Familie gibt es einige Regalmeter an Leitz-Ordner, mit denen wir versuchen halbwegs Ordnung in der Buchhaltung unserer Existenzen zu halten. Schön ist das zwar nicht. Aber es scheint zu funktionieren. Aber was nur, wenn es brennt? Für eine brenzlige Rettungsaktion sind die Ordner zu sperrig. Einer ginge ja vielleicht – aber welcher ist der wichtigste? Und was geht mit den anderen Ordnern unwiederbringlich in Rauch auf? Nach drei Schritten sicher und gerettet. Keine Panik, auch hierfür gibt es eine Lösung. Bei der Sicherung ihrer persönlichen Biografie hilft eine Strategie in drei Schritten. Schritt Eins: Aussortieren, was wirklich wichtig ist. Schritt zwei: Digitalisieren der Dokumente in ein Standard-Format. Schritt drei: Speichern auf einem unzerstörbaren Medium und Sicherheitsverwahrung.

Schritt 1: Alles, was zählt

Was also im großen Kontor unserer Existenz ist wirklich wichtig und unverzichtbar? Werner Schellscheidt, der Datenschutzbeauftragte des Verbands öffentlicher Versicherer, rät: Je näher die Dokumente dem eigenen Wohl und Wehe sind, desto wichtiger. Also: • Schulzeugnisse, Zeugnisse von Arbeitgebern, • Geburts-/Heirats-/Sterbeurkunden, • Vertragsunterlagen (Hauskauf, Autokauf etc.), • Bankunterlagen, • Steuerunterlagen, • Arztberichte (nach Operationen etc.), gehören ins digitale Rettungsboot. Erst wenn diese Dinge gesichert sind, darf man an die anderen persönlichen Dinge denken: Erinnerungsfotos, Tagebücher, Familienvideos und so weiter.

Schritt 2: Alles digitalisieren

Hat man die Originale ausgewählt, müssen sie digitalisiert werden. Damit ist gemeint, dass man sie sicher und lesbar einscannen und in ein PDF verwandeln muss. Unter Experten gilt das PDF-Format als die sicherste Form der Archivierung. Das hat laut den auf Rechtsverbindlichkeit spezialisierten Compliance-Sites folgende Gründe: In einem PDF gibt es keine Elemente, die dazu führen können, dass man das Dokument in ein paar Jahrzehnten nicht mehr lesen kann. Bei den gängigen Textverarbeitungsprogrammen kann das ganz anders aussehen. Außerdem spiegelt das PDF das Originaldokument 1:1 wieder und lässt sich nicht verändern oder manipulieren – jedenfalls nicht ohne weiteres. Zudem garantiert Adobe – das sind die Erfinder des PDFs –, dass man immer zu jederzeit auch alte PDFs lesen können wird.

Schritt 3: Alles bunkern

Haben Sie Ihre persönlichen Daten digitalisiert, benötigen Sie ein möglichst langlebiges Speichermedium. Jedoch – langlebig das ist in der Computerbranche ein relativer Begriff. Früher speicherte man alles auf Disketten – heute hat kein Computer mehr ein Laufwerk dafür. Auch CDs oder DVDs scheinen nur mittelfristige Lösungen zu sein – ein iPad kann sie schon nicht mehr abspielen. Viele preisen heute Speicherplätze in der Cloud – also im Internet – an. Doch hier ist man angewiesen auf eine funktionierende Internetleitung. Außerdem weiß man nie so genau, wer sich dort wirklich Zugriff auf die persönlichen Daten verschaffen kann. Eine 100-Jahresgarantie liefert hingegen ein Medium des Speicherspezialisten SanDisk: die Memory Vault ist ein kleiner, äußerst robuster Datensafe in der Größe eines Kartenspiels, der mehrere Gigabyte an Daten fasst. Die Ingenieure von SanDisk haben bei ihren Tests simuliert, wie sich der Speicher im Laufe von 100 Jahren Gebrauch verschleißt. Das Ergebnis: Alles noch mühelos abrufbar. Wichtig dabei: Die kleine Rettungskapsel sollte nicht zuhause oder bei Freunden eingelagert werden. Werner Schellscheidt rät: Sicherer ruhen ihre Dokumente in einer Institution, die auf existentielle Lagerhaltungen dieser Art spezialisiert ist. Reden Sie darüber am besten mit der Bank Ihres Vertrauens. Sicherlich werden Sie Ihnen ein günstiges Angebot machen. Sie sehen, eins, zwei, drei und ihr Gewissen ist frei. Was aber nicht heißen soll, dass Sie jetzt getrost Ihr Haus abbrennen sollten.

Kasten: Vorsicht Brandgefahr!

Eine der Hauptgefahren für ihre heimischen Unterlagen – und nicht nur für diese – sind Wohnungsbrände. Laut dem Kieler Institut für Schadensverhütung und Schadensforschung der öffentlichen Versicherer (IFS) gibt es 200.000 davon jedes Jahr. Besonders heimtückisch: 60 Prozent entstehen in der Nacht! Hauptverursache sind übrigens elektrische Geräte, die sich während des Betriebs deutlich erwärmen. Angeführt wird die IFS-Schadendatenbank von Wäschetrocknern, Fernsehgeräten, Kühl- und Gefrierschränken, Geschirrspülern und Waschmaschinen.